Die Staatlichen Archive Bayerns haben die Aufgabe, das bis ins 8. Jahrhundert zurückreichende und laufend anfallende Archivgut sachgemäß zu verwahren und für Zwecke der wissenschaftlichen Forschung, der staatlichen Gerichtsbarkeit und Verwaltung sowie der Förderung der Heimatkunde und Volksbildung zu erschließen, auszuwerten und nutzbar zu machen.
Das in den staatlichen Archiven verwahrte Archivgut steht Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, sowie natürlichen und juristischen Personen für die Benützung zur Verfügung. Auch Minderjährige (z. B. Schüler) können zur Benützung zugelassen werden, wenn die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters vorliegt.
Unter Archivgut versteht man Unterlagen wie Urkunden, Akten, Karten, Bilder und sonstige Datenträger einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung. Archivgut kann zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken sowie zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen benützt werden. Die Benützung erfolgt in der Regel durch persönliche Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den Räumen der staatlichen Archive. Einige Findmittel und Digitalisate von Archivgut stehen online für die Recherche zur Verfügung (Online-Findmittel und Online-Digitalisate auf der Homepage der Staatlichen Archive Bayerns, siehe unter "Weiterführende Links").
Die Archive können die Benützung auch durch Beantwortung von schriftlichen und mündlichen Anfragen ermöglichen. Die hier gegebenen Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken. Eine Versendung von Archivgut zur Benützung außerhalb des verwahrenden Archivs ist nur in begründeten Ausnahmefällen möglich, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird.
Archivgut ist von der Benützung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist. Die Benützungsgenehmigung kann aus Gründen des Datenschutzes und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Dritter mit Auflagen versehen werden. Anstelle der Originale können Druckwerke oder Reproduktionen vorgelegt werden.
Im Rahmen der Archivbenützung können analoge oder digitale Reproduktionen des Archivguts von den Archiven bzw. einem beauftragten Dienstleister angefertigt und vom Benützer erworben werden. Die Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung dieser Reproduktionen ist nach vorheriger Zustimmung des verwahrenden Archivs zulässig.
