FAQ - Häufig gestellte Fragen
Was ist eine elektronische Rechnung?
Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (staatliche und kommunale Behörden) wird eine elektronische Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird.
Eine bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen der Europäischen Kommission an eine elektronische Rechnung. Das bedeutet, dass der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal ist.
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist der nationale Standard und für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentlichen Auftraggeber (Rechnungsempfänger) in Deutschland maßgeblich. D.h. in Deutschland erfolgt die elektronische Rechnungstellung als XRechnung. Die elektronische Rechnung ist eine Rechnung im XML-Format.
Die Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) finden Sie unter "Weiterführende Links".
Gibt es eine Pflicht in Bayern, Rechnungen in elektronischer Form zu stellen?
Niemand muss eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form schicken. Umgekehrt sind öffentliche Auftraggeber jedoch verpflichtet, Rechnungen in elektronischer Form anzunehmen und zu bearbeiten.
Gemäß Art. 18 Abs. 2 Gesetz über die Digitalisierung im Freistaat Bayern (Bayerisches Digitalgesetz - BayDiG) müssen Auftraggeber im Sinn von § 98 GWB den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherstellen, soweit
- für sie eine Vergabekammer des Freistaates Bayern zuständig ist,
- sie im Rahmen der Organleihe für den Bund tätig werden oder
- dies durch Rechtsverordnung der Staatsregierung vorgesehen ist.
Auftraggeber gemäß § 98 GWB sind öffentliche Auftraggeber im Sinne von (§ 99 GWB), Sektorenauftraggeber (§ 100 GWB) und Konzessionsgeber (§ 101 GWB). Insbesondere trifft die Verpflichtung daher die Kommunen und die Behörden des Freistaats Bayern. Die Verpflichtung tritt am 18.4.2020 in Kraft (BayEGovGArt. 18 Abs. 2 BayDiG).
Welche Vorteile hat der Rechnungsteller von der XRechnung?
Mit der Erstellung von XRechnungen in einem standardisierten Dateiformat spart das rechnungsstellende Unternehmen Zeit und Kosten. Aufwände für Porto-, Papier- und Druck entfallen. Die Zustellung an den Rechnungsempfänger erfolgt mit geringer zeitlicher Verzögerung.
Welche rechtlichen Regelungen dazu gibt es?
Im Überblick "Rechtliche Grundlagen" finden Sie u.a. die EU-Richtlinie 2014/55/EU und die Bayerische Digitalverordnung (BayDiV).
Ab welchem Rechnungswert kann eine elektronische Rechnung gestellt werden?
Die Verpflichtung zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen gilt ab einer Rechnungssumme von 1.000 EUR netto.
Sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu stellen?
Für die rechnungsstellenden Unternehmen ergibt sich durch die Rechtsverordnung keine Änderung gegenüber der derzeitigen Rechtslage. Sowohl im Oberschwellen- als auch im Unterschwellenbereich besteht bis auf Weiteres keine Verpflichtung, Auftraggebern im Sinn von § 98 GWB elektronische Rechnungen zu stellen.
Ab wann kann ein Unternehmen elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Bayern schicken?
Öffentliche Auftraggeber in Bayern sind zur Entgegennahme einer elektronischen Rechnung ab dem Zeitpunkt 18.04.2020 verpflichtet, soweit die übrigen Vorrausetzungen vorliegen.
Welche Angaben muss eine XRechnung enthalten?
Der nationale Standard XRechnung definiert die Pfichtangaben einer XRechnung. Darüber hinaus werden in der Bayerische Vorschrift zur E-Rechnung folgende Pflichtangaben definiert:
- ein eindeutiges Identifikationskennzeichen (z.B. Auftragsnummer, ein Aktenzeichen, Leitweg-ID*),
- Zahlungsbedingungen, Bankverbindungsdaten und die E-Mail-Adresse des Zahlungsempfängers
*Die Leitweg-ID wird vom Rechnungsempfänger (Auftraggeber) vergeben und mitgeteilt.
Was ist eine Leitweg-ID?
Bei der Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) handelt es sich um eine Zahlenkombination, die sich eindeutig einer bestimmten Behörde zuordnen lässt. Die Leitweg-Identifikationsnummer dient als Adresse der elektronischen Rechnung. Sie ist damit vergleichbar mit der Anschrift des Rechnungsempfängers bei der klassischen Papierrechnung.
Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen ist eine elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Die Adressierung der elektronischen Rechnung ist Teil des strukturierten Datensatzes. Zur Adressierung dient die Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ermöglicht es, eine elektronische Rechnung im strukturierten Format mittels eines zwischen Bund, Ländern und Kommunen abgestimmten Formats zu adressieren. Die Leitweg-ID kann als Identifikationskennzeichen zur Angabe bei der Rechnungsstellung dem Auftragnehmer/Lieferanten mitgeteilt werden. Für die Vergabe der Leitweg-ID ist jedes Ressort bzw. ggf. jede Dienststelle selbst zuständig.
Wie wird die Leitweg-ID erstellt?
Die Erstellung der Leitweg-ID basiert auf der zur Verfügung gestellten Spezifikation der KoSIT (siehe unter "Weiterführende Links").
Der Aufbau der Leitweg-ID untergliedert sich wie folgt:
- Grobadressierung ist fest vorgegeben (siehe Spezifikation)
- Feinadressierung kann frei vergeben werden (siehe Spezifikation)
- Zudem muss die Prüfziffer berechnet werden (siehe Spezifikation)
- Im kommunalen Bereich entspricht die Grobadressierung dem Amtlichen Gemeindeschlüssel (AGS). Die Feinadressierung ist frei wählbar. Die Prüfziffer muss aus der Grob- und Feinadressierung berechnet werden.
Aus der Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer ergibt sich die Leitweg-ID.
Wer ist für die Erstellung der Identifikationskennzeichen oder der Leitweg-ID verantwortlich?
Das eindeutige Identifikationskennzeichen oder die Leitweg-ID wird vom Rechnungsempfänger (Auftraggeber) an den Rechnungssteller vergeben.
An wen kann man sich mit Fragen wenden?
Bitte wenden Sie sich an die auftraggebende Behörde.
